Microsoft Teams: istruzioni per l'uso
Gentile cliente,
ci auguriamo che in questo momento storico Lei e tutti i membri dell’azienda godiate di buona salute e che stiate riuscendo a fare fronte alle difficoltà. Le comunichiamo che PG è stata messa subito in sicurezza, e che tutti i servizi senza necessità di presenza fisica sono stati messi in smart working e che siamo sempre stati operativi. Dal momento che non abbiamo la possibilità di incontrarci di persona, oltre alle videoconferenze, ci siamo organizzati tramite una piattaforma, Microsoft Teams, che permetta di aggiornare i nostri clienti dando loro la possibilità di visionare filmati e richiedere campioni. Questa mail si pone l’obiettivo di definire e spiegare il funzionamento della piattaforma e di permetterLe di partecipare alle conferenze e accedere ai canali contenenti i materiali utili con facilità.
Definizione di Microsoft Teams:
Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione che combina
- Chat
- Teleconferenze
- Condivisione di contenuti
- Integrazione delle applicazioni
Come partecipare a una videoconferenza o a un webinar su piattaforma Teams:
Affinchè Lei possa accedere a una videoconferenza o a un webinar Le sarà inviato un invito sotto forma di appuntamento su Outlook con data e ora della riunione, contenente il messaggio “Partecipa alla riunione di Microsoft Teams”, cliccando il testo o copiando l’url presente nel testo (tasto destro del mouse, “copia indirizzo link”) e incollandolo nella barra degli indirizzi del Browser Le apparirà una schermata con 3 opzioni:
- Partecipare alla riunione via web
- Partecipare alla riunione tramite l’app di Microsoft Teams (se è già stata scaricata)
- Scaricare l’app di Microsoft Teams e successivamente partecipare alla riunione tramite l’app
Funzionamento di un canale
Definizione di canale: i canali sono l’ambiente in cui il Team (il gruppo di persone che ha accesso al canale) conversa e collabora.
Ogni canale ha un’area (o canale) Generale e può essere diviso in più canali dedicati a uno specifico argomento, reparto o progetto.
Nella parte superiore di ogni canale si trovano 3 schede:
- Scheda conversazione (Post)
- File
- Wiki
Oltre alle schede già presenti se necessario sarà possibile aggiungerne delle altre.
In un canale è possibile partecipare a riunioni o conversazioni o lavorare tutti insieme sui file.
Ogni canale ha una scheda conversazione (Post) in cui i membri del team possono pubblicare messaggi e risposte. Le risposte ai messaggi vengono raggruppate in modo che tutti possano seguire la conversazione. Tutte le conversazioni sono archiviate nel canale.
La scheda conversazione dà la possibilità di esprimere una reazione verso un messaggio tramite emoji.
Inoltre è possibile modificare o eliminare un messaggio successivamente al suo invio (per modificare o eliminare un messaggio è sufficiente cliccare i puntini di fianco al messaggio).
Per rispondere a una persona specifica è necessario inserire nella chat il simbolo della chiocciola seguito dal nome della persona che si vuole menzionare.
Inoltre si può menzionare un intero team o un canale se il proprietario del team ha abilitato questa funzione.
I cerchi rossi di fianco al nome del canale indicano il numero di volte in cui si è stati menzionati in un canale.
Inoltre ciascun canale ha una scheda file nella quale è possibile visionare i file, i video, le presentazioni e i documenti che condivideremo con i clienti e una scheda wiki, un’editor intelligente con tutte le consuete opzioni di formattazione, come grassetto, corsivo, testo sottolineato, evidenziazioni, intestazioni ed elenchi.
Come accedere a un canale da esterno:
Per accedere a un canale Prodotti Gianni su Teams riceverà un invito da un amministratore del canale Prodotti Gianni.
Nel caso abbia già scaricato Teams:
Le arriverà un invito via mail contenente la scritta “You have been added as a guest to Prodotti Gianni in Microsoft Teams”, cliccando il testo “Open Microsoft Teams” avrà accesso al suo account Microsoft Teams, in alto a destra vicino al suo nome o a quello della sua azienda comparirà un bollino, cliccandolo potrà accedere al canale aperto da Prodotti Gianni.
In alternativa, sempre in seguito all’invito da parte dell’amministratore del canale Prodotti Gianni, potrà accedere direttamente al suo account Microsoft Teams e seguire lo stesso procedimento di cui sopra.
Nel caso non abbia già scaricato Teams:
Affinché Lei possa accedere alla stanza da esterno Le sarà inviato via mail un invito contenente la scritta “You have been added as a guest to Prodotti Gianni in Microsoft Teams”, cliccando il testo “Open Microsoft Teams” o copiando l’url contenuto nel testo (tasto destro del mouse, “copia indirizzo link”) e incollandolo nella barra degli indirizzi del browser Le apparirà una schermata con l’invito a creare un account Microsoft, nel caso non l’abbia già e se il sistema informatico della vostra azienda lo permette, possiamo crearne uno noi per Lei. Successivamente alla creazione dell’account potrà accedere al canale via web anche senza aver scaricato Microsoft Teams.
Se le servono ulteriori chiarimenti non esiti a contattarci.